Datos del gestor de inventario

Este artículo presenta el papel y las responsabilidades de un gestor de inventarios, similares a las de un empleado de almacén, pero con funciones más amplias en la gestión de inventarios, proveedores, compras, ventas y datos financieros. También analiza los riesgos asociados a este puesto, las posibles certificaciones para mejorar las competencias profesionales y la importancia del análisis de datos para una mejor gestión de las materias primas. Por último, detalla los indicadores clave de rendimiento (KPI) esenciales para evaluar la eficacia de un gestor de inventarios en su función.

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Descripción

Conozca a Harry

Harry es un gestor de inventarios. Tiene varias tareas. La principal sigue siendo controlar e informar sobre los niveles de existencias de su empresa.

¿Qué datos gestiona un gestor de inventarios?

Un gestor de inventario, similar a un almacenista, es responsable de supervisar varios datos relacionados con la gestión del inventario en un almacén o instalación de almacenamiento. Esto suele incluir:

  • Niveles de inventario: Seguimiento de las cantidades de cada artículo, sus ubicaciones de almacenamiento y sus fechas de caducidad, si procede.
  • Información sobre los proveedores: La gestión de los datos sobre los proveedores, incluidos los datos de contacto y los productos que suministran.
  • Datos de compras: Registro de detalles sobre las compras, como cantidades, costes y fechas de entrega.
  • Datos de ventas y distribución: Seguimiento de los artículos vendidos, los precios y las fechas de venta, junto con la logística de distribución.
  • Datos financieros: Supervisión de aspectos financieros como los ingresos procedentes de las ventas, los gastos operativos y los márgenes de beneficio.
  • Información sobre los empleados: Gestionar los detalles sobre el personal del almacén, incluidas las funciones, el rendimiento y los horarios.

Además, los gestores de inventario tienen la tarea de optimizar los niveles de existencias, garantizar el cumplimiento exacto de los pedidos y mantener una cadena de suministro racionalizada.

¿Qué riesgos?

El papel de un gestor de inventarios conlleva varios riesgos:

  • Discrepancias en las existencias: Riesgos de pérdida, daño o robo del inventario.
  • Imprecisiones en los datos: Una mala gestión de los datos de inventario puede provocar ineficiencias operativas y pérdidas financieras.
  • Preocupaciones de seguridad: Riesgos potenciales en la manipulación de materiales, sobre todo si son pesados o peligrosos.
  • Relaciones con los clientes: Retos a la hora de gestionar las expectativas de los clientes y resolver las quejas de forma eficaz.
  • Amenazas de ciberseguridad: Riesgos relacionados con la seguridad de los datos sensibles frente a los ciberataques.
  • Cuestiones de cumplimiento: Garantizar que todas las operaciones cumplen las normas legales y reglamentarias.
  • Fallos tecnológicos: Dependencia de sistemas informáticos que, si fallan, pueden interrumpir los procesos de gestión del inventario.

La gestión proactiva de los riesgos es crucial para mantener la eficacia de las operaciones y salvaguardar los activos de la organización.

¿Qué certificación?

Aunque no son obligatorias, las certificaciones pueden mejorar las habilidades y las perspectivas profesionales de un gestor de inventarios:

  • Certified Supply Chain Professional (CSCP) de ASCM: Centrado en el conocimiento exhaustivo de la cadena de suministro.
  • Certificado en Gestión de la Producción y el Inventario (CPIM) de APICS: Especializado en gestión de inventarios y planificación de la producción.
  • Certified Purchasing Manager (CPM) de ISM: Para conocimientos en gestión de compras y suministros.
  • Certificación Seis Sigma: Mejora las habilidades en la mejora de procesos y la eficiencia.
  • Certificado en Gestión de la Cadena de Suministro: Proporciona conocimientos básicos sobre la cadena de suministro.

La obtención de estas certificaciones puede ayudar a los gestores de inventarios a mejorar sus competencias y su eficacia.

Análisis de datos para mejorar la gestión de materias primas

Harry: Hola Linda, he observado algunas irregularidades en nuestras existencias de materias primas. ¿Puede comprobar qué está pasando?

Linda (Responsable de aprovisionamiento): Claro, Harry. Parece que los picos de demanda han causado estas discrepancias.

Harry: ¿Hay alguna forma de predecir mejor estos picos para gestionar eficazmente nuestros materiales?

Linda: La aplicación de un enfoque basado en datos mediante la planificación de necesidades de material (MRP) podría ayudarnos a prever y planificar con mayor precisión.

Harry: ¿Puede explicarnos cómo nos beneficiaría la MRP?

Linda: La MRP calcula las materias primas necesarias en función de la demanda prevista del producto, teniendo en cuenta los niveles de existencias y los plazos de entrega de los proveedores. Garantiza que dispongamos de materiales suficientes sin exceso de existencias.

Harry: La implantación de MRP parece una estrategia sólida para optimizar nuestro uso de materiales.

Linda: Absolutamente, nos permitirá alinear nuestras adquisiciones con las necesidades de producción de forma más eficiente.

Indicadores clave de rendimiento para un gestor de inventarios

Los KPI eficaces para un gestor de inventarios podrían incluir:

  • Precisión del inventario: Garantizar que todos los datos de existencias reflejen los niveles reales de inventario.
  • Eficacia en el cumplimiento de los pedidos: Mide la prontitud y la precisión del procesamiento y la entrega de los pedidos.
  • Satisfacción del cliente: Evaluada a través de la calidad del servicio y la resolución de reclamaciones.
  • Rotación del inventario: Evalúa la frecuencia con la que se vende y repone el inventario.
  • Gestión de costes: Supervisa la rentabilidad de los procesos de gestión del inventario.

El seguimiento regular de estos KPI ayuda a mantener unos estándares operativos elevados y a cumplir los objetivos empresariales.

Funciones de los datos para un gestor de inventarios

Como gestor de inventarios en una empresa industrial, los datos desempeñan un papel crucial en sus operaciones diarias. He aquí algunas de las formas en que los datos influyen en su función:

  1. Seguimiento del inventario: Los datos le ayudan a realizar un seguimiento de los niveles de inventario, incluida la cantidad de existencias disponibles, las existencias que se han utilizado y las existencias que deben pedirse. Esta información le permite mantener unos niveles de inventario óptimos para evitar que se agoten las existencias o que haya un exceso de ellas.
  2. Previsión de la demanda: Analizando los datos históricos de ventas, puede prever la demanda futura de sus productos. Esta información le ayuda a planificar futuras series de producción y a pedir la cantidad adecuada de materias primas.
  3. Gestión de proveedores: Los datos le ayudan a gestionar sus relaciones con los proveedores proporcionándole información sobre los plazos de entrega, los plazos de entrega y la calidad de los productos. Esta información le permite negociar mejores precios y condiciones de entrega con los proveedores.
  4. Control de costes: Los datos pueden ayudarle a identificar las áreas en las que puede reducir costes en su proceso de gestión de inventarios. Por ejemplo, mediante el seguimiento del tiempo que se tarda en procesar los pedidos, puede identificar ineficiencias y racionalizar sus operaciones.
  5. Gestión de riesgos: Los datos pueden ayudarle a identificar riesgos potenciales en su proceso de gestión de inventarios. Por ejemplo, controlando la antigüedad de su inventario, puede identificar los artículos de baja rotación que quizá deban rebajarse o liquidarse.

En general, los datos son un componente crítico de la gestión eficaz del inventario en una empresa industrial. Al aprovechar los datos, puede tomar decisiones informadas que optimicen sus niveles de inventario, reduzcan los costes y mitiguen los riesgos.